Bài 31: Văn bản thông báo

1. Đặc điểm của văn bản thông báo

Đọc các văn bản sau và trả lời câu hỏi.

Văn bản 1 (SGK, t.2, tr. 140)

Văn bản 2 (SGK, t.2, tr. 141)

a. Trong các văn bản trên, ai là người phải viết thông báo và ai là người nhận? Bản thông báo được viết ra nhằm mục đích gì?

  • Văn bản 1 Người ra thông báo là thầy hiệu phó nhà trường, người nhận thông báo là thầy cô chủ nhiệm và lớp trưởng các lớp của trường THCS Hải Nam.
    • Mục đích là thông báo thông tin về lịch hoạt động của nhà trường.
  • Văn bản 2 Viết thông báo là liên đội trưởng Trần Mai Hoa trường THCS Kết Đoàn. Người nhận thông báo là các chi đội TNTP của trường THCS Kết Đoàn.
    • Mục đích thông báo là thông tin về kế hoạch hoạt động của liên đội để các cho đội chuẩn bị

b. Nội dung và thể thức bản tường trình có gì đáng chú ý?

  • Văn bản 1:
    • Nội dung thông báo: kế hoạch của nhà trường về việc tổ chức duyệt các tiết mục văn nghệ chào mừng 20/11.
    • Thể thức của văn bản theo đúng thể thức của một văn bản hành chính.
  • Văn bản 2
    • Nội dung thông báo: về các bước chuẩn bị để tiến hành Đại hội đại biểu liên chi đội của trường.
    • Thể thức văn bản đúng với thể thức văn bản hành chính (song còn thiếu quốc hiệu)

c. Hãy chỉ ra một số trường hợp cần viết thông báo trong học tập và sinh hoạt ở trường?

  • Thông báo về lịch thi học sinh giỏi,
  • Thông báo về tổng vệ sinh,
  • Thông báo về việc tổ chức ngày hội truyền thống của trường.

2. Cách làm văn bản thông báo

a. Tình huống cần phải viết văn bản thông báo

Trong các tình huống sau, tình huống nào có thể và cần phải viết bản thông báo? Ai thông báo cho ai?

(a) Một học sinh mất xe đạ muốn báo cáo với công an.

(b) Sắp tới nhà trường tổ chức đợt tổng vệ sinh toàn trường, để góp phần xây dựng môi trường xanh sạch đẹp.

(c) Gần cuối năm học, Ban chỉ huy liên đội TNTP muốn triệu tập Ban chỉ huy chi đội đế bàn về việc tổng kết hoạt động của liên đội trong năm học.

  • Các tình huống cần làm văn bản thông báo: tình huống (b), (c)
  • Sắp tới nhà trường tổ chức đợt tổng vệ sinh toàn trường, để góp phần xây dựng môi trường xanh sạch đẹp.
    • Tình huống này cần viết thông báo.
    • Người viết là BGH nhà trường, người nhận là các thầy cô giáo chủ nhiệm và học sinh ở các lớp.
  • Gần cuối năm học, Ban chỉ huy liên đội TNTP muốn triệu tập Ban chỉ huy chi đội đế bàn về việc tổng kết hoạt động của liên đội trong năm học.
    • Tình huống này đương nhiên cần phải viết thông báo.
    • Người viết thông báo là một đại diện của Ban chỉ huy liên đội, người nhận là tất cả các chỉ huy chi đội.

b. Cách làm văn bản thông báo

  • Quốc hiệu, tiêu ngữ (ghi chính giữa)

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

  • Địa điểm và thời gian tường trình (ghi góc bên phải)

……………, ngày…… tháng…..năm 2005

  • Tên văn bản (ghi chính giữa và thường dùng chữ đâm hoặc in hoa)

Bản thông báo

(Về việc…………..)

  • Người hoặc cơ quan nhận bản tường trình:
    • Kính gửi: ………………………………………………………………
  • Nội dung thông báo: Ghi cụ thể, chính xác những điều cần thông báo cho người nhận biết. Ví dụ địa điểm, thời gian, nội dung cần thực hiện…
  • Kết thúc: Theo đúng những quy định về thủ tục hành chính : họ tên, chức vụ người gửi thông báo.

3. Ghi nhớ

  • Thông báo là loại văn bản truyền đạt những thông tin cụ thể từ phía cơ quan, đoàn thể, người tổ chức cho những người dưới quyền, thành viên đoàn thể hoặc những ai quan tâm niiuj dung thông báo được biết để được thực hiện hay tham gia.
  • Văn bản thông báo phải biết rõ ai thông báo, thông báo cho ai, nội dung công việc, quy định, thời gian, địa điểm,… cụ thể, chính xác.
  • Văn bản thông báo phải tuân thủ thể thức hành chính, có ghi tên cơ quan, số công văn, quốc hiệu và tiêu ngữ, tên văn bản, ngày tháng, người nhận, người thông báo, chức vụ người thông báo thì mới có hiệu lực.